< prev

Page 1Page 2Page 3Page 4Page 5Page 6Page 7Page 8

Page 2 of 8
next >

Majalah Ilmiah UNIKOM

Vol.12 No. 1

62

H a l a m a n

mendukung penghematan penggunaan

paperless

TINJAUAN PUSTAKA

I

Surat Menyurat

Surat adalah alat komunikasi yang

mempergunakan bahasa tulisan di atas

selembar kertas yang sangat erat

hubungannya dengan kehidupan manusia.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan

dalam penulisan surat, yaitu: pengirirm, isi

surat/pesan, dan penerima.

Paperless

Paperless

pemakaian kertas bukan meniadakan

pemakaian kertas sama sekali. Karena

idealnya hampir tidak mungkin untuk kantor

Paperless

dapat dilakukan dengan mengubah

dokumen atau penggunaan kertas lainnya

kebentuk digital.

Standar Operasional Prosedur

Standar Operasional Prosedur

serangkaian instruksi tertulis yang

dibakukan mengenai berbagai proses

penyelenggaraan aktivitas organisasi,

bagaimana dan kapan harus dilakukan,

dimana dan oleh siapa dilakukan.

Arsip

Menurut pasal 1 Undang-Undang Nomor

7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan

Pokok Kearsipan, Arsip adalah :

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima

oleh Lembaga-lembaga Negara dan

Badan-badan Pemerintahan dalam

bentuk corak apapun baik dalam

keadaan tunggal maupun berkelompok,

dalam rangka pelaksanaan kegiatan

pemerintahan.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima

oleh Badan-badan swasta dan/

perorangan, dalam bentuk corak

apapun, baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok, dalam rangka

pelaksanaan kehidupan kebangsaan

TUJUAN DAN MANFAAT

Adapun tujuan yang ingin dicapai dari

penelitian ini adalah menghasilkan kajian

sebagai rekomendasi SOP surat menyurat

paperless

kan manfaat dari penelitian ini adalah untuk

mewujudkan surat menyurat yang lebih baik

papaerless

kungan Unikom.

PEMBAHASAN

Analisis Sistem Surat Menyurat yang Se-

dang Berjalan

Analisis sistem berjalan dilakukan den-

gan cara menelusuri dan memetakan alur

bisnis surat menyurat yang sedang berjalan

di lingkungan Unikom saat ini, mengevaluasi

Analisis Sistem Surat Masuk di Unikom

Adapun prosedur surat masuk yang

terdapat di Unikom adalah sebagai berikut:

1. Surat yang berasal dari Institusi/

Lembaga diluar Unikom/Unit/ Prodi

masuk ke bagian Sekretariat Rektorat

Front Office

2. Surat yang masuk ke bagain Sekretariat

Rektor/ FO kemudian dicek apakah

merupakan surat pribadi atau bukan.

Apabila surat pribadi maka surat

tersebut langsung diberikan kepada

penerima surat (Rektorat, dosen

ataupun karyawan).

3. Apabila surat yang masuk merupakan

surat yang ada hubungannya dengan

universitas maka surat tersebut akan

dicatat pada buku registrasi surat masuk

dan digandakan dengan sejumlah

penerima surat.

4. Salah satu surat yang sudah digandakan

disimpan oleh bagian sekretariat

rektorat/FO sisanya diberi lembar

disposisi.

Kania Evita Dewi

, Sufa’atin, Utami Dewi Widianti