< prev

Page 1Page 2Page 3Page 4Page 5Page 6Page 7Page 8

Page 6 of 8
next >

Majalah Ilmiah UNIKOM

Vol.12 No. 1

66

H a l a m a n

surat dan juga keterangan surat.

Format Buku Registrasi Surat Masuk

dapat dilihat pada Tabel 1 sebagai beri-

kut:

Tabel 1. Format Registrasi Surat Masuk

3. Penyampaian Surat

Setelah dicatat dalam buku registrasi

Surat masuk. Lalu diparaf dan dibubuhi

stempel tanggal (bila ada) atau diberi

keterangan tanggal penerimaan.

Kemudian dibuat lembar disposisi/

digandakan

dan

discan,

lalu

disampaikan pada pihak yang

bersangkutan untuk ditindaklanjuti baik

secara dokumen maupun melalui milis-

milis.

4. Penindaklanjutan Surat

Bila pihak yang bersangkutan perlu

membuat surat balasan, pihak harus

memberitahukan kepada Sektretariat,

untuk dibuatkan surat balasan. Bila

pihak yang bersangkutan memiliki

kewenangan untuk membuat sendiri,

pihak tersebut tetap harus memberitahu

Sekretariat untuk meminta nomor surat.

5. Penyimpanan Surat

Setelah semua dilaksanakan, berkas

surat disimpan oleh :

 Sekretariat (surat asli dan softcopy,

untuk keperluan pengarsipan)

 Pihak yang bersangkutan, bila perlu

(difotokopi).

6. Prosedur Operasional

Adapun prosedur operasionalnya dapat

dilihat pada Gambar 3 berikut.

Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

Adapun prosedur pengelolaan surat

keluar adalah sebagai berikut:Surat keluar

dibuat berdasarkan jobdesk yang sudah

ditentukan sebelumnya.

1. Ketentuan Pembuat Surat

 Surat yang dibuat seizin pimpinan

(Rektor, Dekan, atau Kaprodi),

 Surat keputusan dibuat oleh Rektor,

Dekan atau Kaprodi .

 Surat yang dibuat dalam kertas yang

berkop Unikom apabila diperlukan.

 Setiap surat keluar harus dibuat

rangkap 2 (dua), yaitu untuk arsip

Unikom dan disampaikan ke alamat

yang dituju.

2. Jenis Surat

Dilihat dari urgensinya, Unikom

mengeluarkan 2 (dua) surat yang terdiri

dari:

 Surat Khusus, yaitu surat keputusan

yang dikeluarkan oleh Rektor.

 Surat Umum, yaitu surat keluar dan

surat masuk Unikom. Surat umum

dibedakan menjadi: surat dinas, surat

perintah, surat tugas, surat kuasa,

Kania Evita Dewi

, Sufa’atin, Utami Dewi Widianti

No.

Tanggal

Penerimaa

n Surat

No.

Surat

Pengirim

Perihal

Lampiran

Keterangan

Waktu

Tempat

Tindakan

Prosedur Surat Masuk

dosen

Sekretariat Rektorat / Front Office

(FO)

Penerima surat (rektor/

dosen/pegawai)

Instansi/Lembaga di

Luar Unikom/Unit/

Prodi

Surat

Masuk

Surat

Masuk

Cek tujuan

Pribadi?

Surat masuk

pribadi

Surat masuk

Univerisitas

YA

tidak

Surat masuk

pribadi

Catat pada buku

registrasi surat

masuk

Penggandaan

Surat masuk

univeristas

Scan dan

simpan

Kirim ke

milis

Database

Surat masuk

univeristas

Buku

registrasi

surat masuk

A1

A2

Gambar 3. Prosedur Opersional Surat

Masuk