< prev

Page 1Page 2Page 3Page 4Page 5Page 6Page 7Page 8

Page 7 of 8
next >

Majalah Ilmiah UNIKOM

Vol.12 No. 1

67

H a l a m a n

surat pengantar, nota dinas, surat

pengumuman, surat undangan dan

surat balasan

Surat keluar dicatat dan diarsipkan pada

buku registrasi surat keluar oleh

kesekretariatan dan discan, selain untuk

arsip hasil scan juga dikirim lewat milis

kealamat yang dituju.

3. Pencatatan surat

Surat yang akan keluar dicatat dalam

buku registrasi surat keluar. Berikut

point-point yang dapat dicantumkan :

nomor urut, tanggal pengeluaran surat,

nomor surat, pengiriman, nama dan

alamat penerima, disposisi surat dan

keterangan surat. Format Buku

Registrasi Surat Keluar dapat dilihat

pada Tabel 2 sebagai berikut:

Tabel 2 Format Buku Registrasi Surat Keluar

Setiap surat yang keluar harus

dibubuhkan tanda tangan REKTOR dan

diberi stempel Unikom.

4. Prosedural Operasional

Adapun prosedur operasional surat

keluar (interent) dapat dilihat pada

Gambar 4 dan surat keluar (eksterent)

dapat dilihat pada Gambar 5 berikut.

Sistem Penomoran Surat

Dalam sistem penomoran surat dapat

dibedakan menjadi 3 sebagai berikut:

1. Surat Keputusan

Format:

9999/XX/XXXXXX/UNIKOM/XX/9999

2. Surat Selain surat Keputusan

Format:

9999/XX/XXXXX/UNIKOM/XX/9999

Kania Evita Dewi

, Sufa’atin, Utami Dewi Widianti

No.

Tanggal

Pengeluaran

Surat

No.

Surat

Pengirim

Penerima

Perihal

Keterangan

Waktu

Tempat

Prosedur Surat Keluar (interent)

Penerima Surat

Sekretariat

Pimpinan (Rektororat, Dekan, Kaprodi)

Konsep

Surat

Konsep

Surat

Pemeriksaan

konsep surat

Sesuai?

Konsep surat

tidak sesuai

Konsep

surat sesuai

Konsep surat

tidak sesuai

Konsep

surat sesuai

Membuat

surat keluar

Surat keluar

Surat keluar

Penandatanganan

Surat keluar yang sudah

ditandatangani

Surat keluar beserta

nomor yang sudah

ditandatangani

A2

Penggandaan

Scan dan

simpan

Surat keluar yang sudah

ditandatangani

Database

A1

Kirim ke

milis

Catat pada

buku registrasi

surat keluar

Surat keluar yang

sudah ditandatangani

Buku

registrasi

surat keluar

Surat keluar yang sudah

ditandatangani

tidak

ya

(interent

Tahun

Bulan

Universitas

Identitas

Klasifikasi Surat

Nomor Surat

Tahun

Bulan

Universitas

Identitas

Klasifikasi Surat

Nomor Surat