Majalah Ilmiah UNIKOM

Vol.12 No. 1

61

H a l a m a n

KAJIAN DOKUMENTASI SURAT

PAPERLESS

KANIA EVITA DEWI

, SUFA’ATIN, UTAMI DEWI WIDIANTI

3

Program Studi Teknik Informatika-Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Universitas Komputer Indonesia

Surat-menyurat merupakan kegiatan rutin yang selalu dilakukan. Dalam

kegiatan surat-menyurat di Unikom masih didapatkan beberapa masalah dalam

prosedur pembuatan dan pengiriman surat yang akan bersesuaian dengan

penggunaan kertas yang berlebih, hal itu termasuk pemborosan dalam

penggunaan kertas. Berdasarkan permasalahan diatas maka dibutuhkannya

suatu prosedur pembuatan dan pengiriman surat yang jelas yang mendukung

paperless

mengenai prosedur pengelolaan surat dimana menghasilkan SOP surat

menyurat yang berbasis paperless perlu didukung dengan pengembangan

paperlessoffice

bisa teruji dan terukur hasilnya.

paperless,

PENDAHULUAN

Surat-menyurat dan pengarsipan suatu

instansi atau perusahaan merupakan

kegiatan rutin yang selalu dilakukan. Surat-

menyurat dan pengarsipan dipergunakan

untuk kelangsungan kinerja suatu

perusahaan atau instansi masa sekarang

maupun masa yang akan datang. Hal lain

yang tidak bisa dipisahkan adalah

penggunaan kertas. Dalam kehidupan

instansi atau perusahaan seringkali

penggunaan kertas dilakukan secara

berlebihan, dari surat tugas, pengumuman,

data-data diri karyawan maupun surat-surat

lainnya. Padahal dengan banyaknya

penggunaan kertas secara tidak langsung

dapat menyebabkan hutan menjadi gundul.

Penggunaan kertas yang berlebihan pun

dapat menyebabkan bertumpuknya arsip.

Penumpukan arsip dapat menyulitkan dan

memakan waktu banyak dan tenaga

t a m b a h a n

d a l a m

p e n c a r i a n n y a .

Penggunaan kertas yang berlebihan pun

dapat menyebabkan penambahan ruangan.

Karena semakin banyak arsip menumpuk

akan menyebabkan bertambahnya

penggunaan ruangan untuk menyimpan

arsip tersebut.

Dalam kegiatan surat-menyurat di

Unikom masih dirasakan adanya

ketidakjelasan prosedur pengiriman atau

pendistribusian surat, ketidakefektifan

pembuatan dan pengiriman surat sehingga

ditemukannya surat dengan isi yang sama

oleh dua pengirim yang berbeda dan selain

itu masih terdapat penggunaan disposisi

yang tidak sesuai dengan hirarki organisasi.

Masalah-masalah dalam prosedur

pembuatan dan pengiriman surat tersebut

akan bersesuaian dengan penggunaan

kertas dalam kegiatan surat-menyurat yang

akan mengakibatkan penggunaan kertas

yang berlebih, hal itu termasuk pemborosan

dalam penggunaan kertas.

Berdasarkan permasalahan diatas maka

dibutuhkannya suatu prosedur pembuatan

dan pengiriman surat yang jelas yang

bidang

TEKNIK