Majalah Ilmiah UNIKOM
Vol.12 No. 1
61
H a l a m a n
KAJIAN DOKUMENTASI SURAT
PAPERLESS
KANIA EVITA DEWI
, SUFA’ATIN, UTAMI DEWI WIDIANTI
3
Program Studi Teknik Informatika-Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Universitas Komputer Indonesia
Surat-menyurat merupakan kegiatan rutin yang selalu dilakukan. Dalam
kegiatan surat-menyurat di Unikom masih didapatkan beberapa masalah dalam
prosedur pembuatan dan pengiriman surat yang akan bersesuaian dengan
penggunaan kertas yang berlebih, hal itu termasuk pemborosan dalam
penggunaan kertas. Berdasarkan permasalahan diatas maka dibutuhkannya
suatu prosedur pembuatan dan pengiriman surat yang jelas yang mendukung
paperless
mengenai prosedur pengelolaan surat dimana menghasilkan SOP surat
menyurat yang berbasis paperless perlu didukung dengan pengembangan
paperlessoffice
bisa teruji dan terukur hasilnya.
paperless,
PENDAHULUAN
Surat-menyurat dan pengarsipan suatu
instansi atau perusahaan merupakan
kegiatan rutin yang selalu dilakukan. Surat-
menyurat dan pengarsipan dipergunakan
untuk kelangsungan kinerja suatu
perusahaan atau instansi masa sekarang
maupun masa yang akan datang. Hal lain
yang tidak bisa dipisahkan adalah
penggunaan kertas. Dalam kehidupan
instansi atau perusahaan seringkali
penggunaan kertas dilakukan secara
berlebihan, dari surat tugas, pengumuman,
data-data diri karyawan maupun surat-surat
lainnya. Padahal dengan banyaknya
penggunaan kertas secara tidak langsung
dapat menyebabkan hutan menjadi gundul.
Penggunaan kertas yang berlebihan pun
dapat menyebabkan bertumpuknya arsip.
Penumpukan arsip dapat menyulitkan dan
memakan waktu banyak dan tenaga
t a m b a h a n
d a l a m
p e n c a r i a n n y a .
Penggunaan kertas yang berlebihan pun
dapat menyebabkan penambahan ruangan.
Karena semakin banyak arsip menumpuk
akan menyebabkan bertambahnya
penggunaan ruangan untuk menyimpan
arsip tersebut.
Dalam kegiatan surat-menyurat di
Unikom masih dirasakan adanya
ketidakjelasan prosedur pengiriman atau
pendistribusian surat, ketidakefektifan
pembuatan dan pengiriman surat sehingga
ditemukannya surat dengan isi yang sama
oleh dua pengirim yang berbeda dan selain
itu masih terdapat penggunaan disposisi
yang tidak sesuai dengan hirarki organisasi.
Masalah-masalah dalam prosedur
pembuatan dan pengiriman surat tersebut
akan bersesuaian dengan penggunaan
kertas dalam kegiatan surat-menyurat yang
akan mengakibatkan penggunaan kertas
yang berlebih, hal itu termasuk pemborosan
dalam penggunaan kertas.
Berdasarkan permasalahan diatas maka
dibutuhkannya suatu prosedur pembuatan
dan pengiriman surat yang jelas yang
bidang
TEKNIK