Majalah Ilmiah UNIKOM
Vol.12 No. 1
63
H a l a m a n
5. Surat masuk yang dilengkapi dengan
lembar disposisi kemudian diberikan
kepada pampinan (Rektorat).
6. Pihak pimpinan kemudian membaca
dan membuat perintah disposisi. Setelah
menjadi surat beserta disposisi surat
masuk tersebut diberikan kepada
penerima surat (rektorat, dekan, kaprodi,
dosen ataupun karyawan).
Prosedur surat masuk yang ada di Unikom
dapat digambarkan pada Gambar 1 sebagai
berikut:
Gambar 1. Prosedur Surat Masuk
Analisis Sistem Surat Keluar di Unikom
Adapun prosedur surat keluar yang
terdapat di Unikom adalah sebagai berikut:
1. Pembuat surat (dekan, kaprodi, dosen
maupun karyawan) mengajukan konsep
surat keluar kepada pimpinan (Rektorat,
dekan, maupun kaprodi).
2. Pimpinan (Rektorat, dekan, maupun
kaprodi) memeriksa konsep surat,
apabila konsep surat tidak sesuai maka
konsep surat yang tidak sesuai akan
dikembalikan kepada pembuat surat
(dekan, kaprodi, dosen maupun
karyawan), dan pembuat surat
mengajukan konsep surat yang baru.
3. Apabila konsep surat keluar sudah
sesuai maka pimpinan (Rektorat, dekan,
maupun kaprodi) akan mengembalikan
konsep surat yang sesuai kepada
pembuat surat (dekan, kaprodi, dosen
maupun karyawan).
4. Pihak pembuat surat (dekan, kaprodi,
dosen maupun karyawan) kemudian
membuat surat keluar dan juga
memberikan nomor surat.
5. Surat keluar diberikan kepada pihak
pimpinan (Rektorat, dekan, maupun
kaprodi) untuk ditandatangan. Surat
keluar yang sudah ditandatangan
pimpinan (Rektorat, dekan, maupun
kaprodi) diberikan lagi kepada pihak
pembuat surat untuk digandakan
dengan jumlah sesuai dengan jumlah
instansi/ lembaga di luar Unikom/unit/
Prodi yang dituju.
6. Salah satu surat yang digandakan
dijadikan arsip oleh pembuat surat
(dekan, kaprodi, dosen maupun
karyawan), dan yang lainnya diberikan
kepada instansi/ lembaga di luar
Unikom/unit/Prodi yang dituju.
Prosedur surat keluar yang ada di Unikom
dapat digambarkan pada Gambar 2.
Papperless
Paperless
kung surat menyurat di Unikom yang akan
digunakan adalah dengan mengurangi pe-
makaian kertas bukan meniadakan pe-
makaian kertas sama sekali. Karena ideal-
nya adalah hampir tidak mungkin untuk
Paperless
merupakan efisiensi dalam penggunaan
kertas terutama dalam hal surat menyurat
seperti pengiriman surat dapat digantikan
electronic mail (email)
cepat, efektif dan tersedia 24 jam. Dengan
Kania Evita Dewi
, Sufa’atin, Utami Dewi Widianti
Prosedur Surat Masuk
Penerima Surat
(Rektorat, dekan,
dosen / Karyawan
Sekretariat Rektorat / Front Office
(FO)
Pimpinan (Rektorat)
Instansi/Lembaga di
Luar Unikom/Unit/
Prodi
Surat
Masuk
Surat
Masuk
Cek tujuan
Pribadi?
Surat masuk
pribadi
Surat masuk
Univerisitas
YA
tidak
Surat masuk
pribadi
Catat pada buku
registrasi surat
masuk
Penggandaan
Surat masuk
univeristas
Surat masuk
univeristas
Buku registrasi
surat masuk
A1
A2
Pemberian
Lembar
disposisi
Surat masuk
beserta lembar
disposisi
Surat masuk
beserta lembar
disposisi
Baca dan
Buat perintah
disposisi
Surat dan
perintah
disposisi
Surat dan
perintah
disposisi