Majalah Ilmiah UNIKOM

Vol.12 No. 1

63

H a l a m a n

5. Surat masuk yang dilengkapi dengan

lembar disposisi kemudian diberikan

kepada pampinan (Rektorat).

6. Pihak pimpinan kemudian membaca

dan membuat perintah disposisi. Setelah

menjadi surat beserta disposisi surat

masuk tersebut diberikan kepada

penerima surat (rektorat, dekan, kaprodi,

dosen ataupun karyawan).

Prosedur surat masuk yang ada di Unikom

dapat digambarkan pada Gambar 1 sebagai

berikut:

Gambar 1. Prosedur Surat Masuk

Analisis Sistem Surat Keluar di Unikom

Adapun prosedur surat keluar yang

terdapat di Unikom adalah sebagai berikut:

1. Pembuat surat (dekan, kaprodi, dosen

maupun karyawan) mengajukan konsep

surat keluar kepada pimpinan (Rektorat,

dekan, maupun kaprodi).

2. Pimpinan (Rektorat, dekan, maupun

kaprodi) memeriksa konsep surat,

apabila konsep surat tidak sesuai maka

konsep surat yang tidak sesuai akan

dikembalikan kepada pembuat surat

(dekan, kaprodi, dosen maupun

karyawan), dan pembuat surat

mengajukan konsep surat yang baru.

3. Apabila konsep surat keluar sudah

sesuai maka pimpinan (Rektorat, dekan,

maupun kaprodi) akan mengembalikan

konsep surat yang sesuai kepada

pembuat surat (dekan, kaprodi, dosen

maupun karyawan).

4. Pihak pembuat surat (dekan, kaprodi,

dosen maupun karyawan) kemudian

membuat surat keluar dan juga

memberikan nomor surat.

5. Surat keluar diberikan kepada pihak

pimpinan (Rektorat, dekan, maupun

kaprodi) untuk ditandatangan. Surat

keluar yang sudah ditandatangan

pimpinan (Rektorat, dekan, maupun

kaprodi) diberikan lagi kepada pihak

pembuat surat untuk digandakan

dengan jumlah sesuai dengan jumlah

instansi/ lembaga di luar Unikom/unit/

Prodi yang dituju.

6. Salah satu surat yang digandakan

dijadikan arsip oleh pembuat surat

(dekan, kaprodi, dosen maupun

karyawan), dan yang lainnya diberikan

kepada instansi/ lembaga di luar

Unikom/unit/Prodi yang dituju.

Prosedur surat keluar yang ada di Unikom

dapat digambarkan pada Gambar 2.

Papperless

Paperless

kung surat menyurat di Unikom yang akan

digunakan adalah dengan mengurangi pe-

makaian kertas bukan meniadakan pe-

makaian kertas sama sekali. Karena ideal-

nya adalah hampir tidak mungkin untuk

Paperless

merupakan efisiensi dalam penggunaan

kertas terutama dalam hal surat menyurat

seperti pengiriman surat dapat digantikan

electronic mail (email)

cepat, efektif dan tersedia 24 jam. Dengan

Kania Evita Dewi

, Sufa’atin, Utami Dewi Widianti

Prosedur Surat Masuk

Penerima Surat

(Rektorat, dekan,

dosen / Karyawan

Sekretariat Rektorat / Front Office

(FO)

Pimpinan (Rektorat)

Instansi/Lembaga di

Luar Unikom/Unit/

Prodi

Surat

Masuk

Surat

Masuk

Cek tujuan

Pribadi?

Surat masuk

pribadi

Surat masuk

Univerisitas

YA

tidak

Surat masuk

pribadi

Catat pada buku

registrasi surat

masuk

Penggandaan

Surat masuk

univeristas

Surat masuk

univeristas

Buku registrasi

surat masuk

A1

A2

Pemberian

Lembar

disposisi

Surat masuk

beserta lembar

disposisi

Surat masuk

beserta lembar

disposisi

Baca dan

Buat perintah

disposisi

Surat dan

perintah

disposisi

Surat dan

perintah

disposisi