Majalah Ilmiah UNIKOM

Vol.12 No. 1

64

H a l a m a n

adanya efisiensi ini pelayanan dan peker-

jaan akan lebih cepat dan terpadu

integrated)

paperless

pada surat menyurat ini ada beberapa

aspek yang harus diperhatikan, yaitu:

1. Aspek SDM (Pengguna).

Tahap awal yang perlu dirintis yakni

pada level paling atas, diikuti level lebih

bawah. Jika dalam organisasi pada level

atas masih sulit, perlu diuji coba pada

bagian tertentu yang sudah familiar

dengan TI. Hal ini berkaitan dengan

budaya dari SDM itu sendiri, budaya

p e r u b a h a n

k e b i a s a a n

u n t u k

membangun digitalisasi.

2. Aspek Dokumen

Konsep paperless merupakan alternatif

dalam mengolah dan membaca

dokumen dalam hal ini dokumen surat

dimana mengurangi penggunaan kertas

d an

m enggant ik annya

d engan

digitalisasi dokumen. Beberapa contoh

digitalisasi pada dokumen surat adalah:

a. Mengubah pola dari kebiasaan

menulis menggunakan kertas ke

mengetik di komputer

scanner

c. Penggunaan kamera digital

d. Email dapat menggantikan surat/fax/

memo untuk penyebaran informasi

Sistem Online akan secara penuh

diberlakukan setelah dipastikan setiap

individu pada level tertentu sudah dapat

membuka dan membaca dokumen

online.

3. Aspek Sistem Aplikasi

Untuk pengembangan surat menyurat

dengan konsep paperless, dokumen

surat online disimpan dalam aplikasi

Paperless Office System,

yang

terproteksi dan berjenjang hak

aksesnya. Tentang aplikasi menitik

beratkan pada keamanan data dan

kemudahan pemakaian.

4. Aspek Sosialisasi

Individu yang memiliki hak akses

tertentu sesuai dengan tanggung jawab

dalam organisasi dilatih untuk

Paperless Office

System

aktifitas sesuai fasilitas dalam sistem.

Perubahan kebiasaan perilaku perlu

diwujudkan untuk disesuaikan dengan

Paperless Office System,

memperkenalkan sistem yang akan

dipakai.

Pap erl es s

ad alah

m engurangi

penggunaan kertas. Kita ketahui bahwa

bahan pembuatan kertas adalah pohon.

Kita ketahui juga bahwa pohon di bumi

ini semakain hari semakin berkurang.

Oleh karena itu selain pengurangan

penggunaan kertas membuat biaya

operasional semakin mengecil, kita juga

dapat membantu sedikit dengan

penyelematan bumi.

Terdapat beberapa keuntungan dalam

paperless

menyurat, antara lain:

Kania Evita Dewi

, Sufa’atin, Utami Dewi Widianti

Prosedur Surat Keluar

Pembuat Surat (Dekan, Kaprodi,

Dosen atau Karyawan)

Instansi /Lembaga di

Luar Unikom/Unit/Prodi

Pimpinan (Rektorat, Dekan dan Kaprodi)

Konsep Surat

Keluar

Pemeriksaan

Konsep

Surat

Sesuai ?

Konsep Surat

Sesuai

Konsep Surat

Tidak Sesuai

YA

tidak

Konsep Surat

Tidak Sesuai

Membuat Surat

Keluar dan

Memberikan

Nomor Surat

Surat Keluar yang

Telah Digandakan

Konsep Surat

Keluar

Konsep Surat

Sesuai

Surat Keluar

Surat Keluar

Penandatanganan

Surat Keluar

Surat Keluar yang sudah

di tandatangan

Surat Keluar yang sudah

di tandatangan

Penggandaan

surat Keluar

Surat Keluar

A1

Gambar 2. Prosedur Surat Keluar