Majalah Ilmiah UNIKOM
Vol.12 No. 1
64
H a l a m a n
adanya efisiensi ini pelayanan dan peker-
jaan akan lebih cepat dan terpadu
integrated)
paperless
pada surat menyurat ini ada beberapa
aspek yang harus diperhatikan, yaitu:
1. Aspek SDM (Pengguna).
Tahap awal yang perlu dirintis yakni
pada level paling atas, diikuti level lebih
bawah. Jika dalam organisasi pada level
atas masih sulit, perlu diuji coba pada
bagian tertentu yang sudah familiar
dengan TI. Hal ini berkaitan dengan
budaya dari SDM itu sendiri, budaya
p e r u b a h a n
k e b i a s a a n
u n t u k
membangun digitalisasi.
2. Aspek Dokumen
Konsep paperless merupakan alternatif
dalam mengolah dan membaca
dokumen dalam hal ini dokumen surat
dimana mengurangi penggunaan kertas
d an
m enggant ik annya
d engan
digitalisasi dokumen. Beberapa contoh
digitalisasi pada dokumen surat adalah:
a. Mengubah pola dari kebiasaan
menulis menggunakan kertas ke
mengetik di komputer
scanner
c. Penggunaan kamera digital
d. Email dapat menggantikan surat/fax/
memo untuk penyebaran informasi
Sistem Online akan secara penuh
diberlakukan setelah dipastikan setiap
individu pada level tertentu sudah dapat
membuka dan membaca dokumen
online.
3. Aspek Sistem Aplikasi
Untuk pengembangan surat menyurat
dengan konsep paperless, dokumen
surat online disimpan dalam aplikasi
Paperless Office System,
yang
terproteksi dan berjenjang hak
aksesnya. Tentang aplikasi menitik
beratkan pada keamanan data dan
kemudahan pemakaian.
4. Aspek Sosialisasi
Individu yang memiliki hak akses
tertentu sesuai dengan tanggung jawab
dalam organisasi dilatih untuk
Paperless Office
System
aktifitas sesuai fasilitas dalam sistem.
Perubahan kebiasaan perilaku perlu
diwujudkan untuk disesuaikan dengan
Paperless Office System,
memperkenalkan sistem yang akan
dipakai.
Pap erl es s
ad alah
m engurangi
penggunaan kertas. Kita ketahui bahwa
bahan pembuatan kertas adalah pohon.
Kita ketahui juga bahwa pohon di bumi
ini semakain hari semakin berkurang.
Oleh karena itu selain pengurangan
penggunaan kertas membuat biaya
operasional semakin mengecil, kita juga
dapat membantu sedikit dengan
penyelematan bumi.
Terdapat beberapa keuntungan dalam
paperless
menyurat, antara lain:
Kania Evita Dewi
, Sufa’atin, Utami Dewi Widianti
Prosedur Surat Keluar
Pembuat Surat (Dekan, Kaprodi,
Dosen atau Karyawan)
Instansi /Lembaga di
Luar Unikom/Unit/Prodi
Pimpinan (Rektorat, Dekan dan Kaprodi)
Konsep Surat
Keluar
Pemeriksaan
Konsep
Surat
Sesuai ?
Konsep Surat
Sesuai
Konsep Surat
Tidak Sesuai
YA
tidak
Konsep Surat
Tidak Sesuai
Membuat Surat
Keluar dan
Memberikan
Nomor Surat
Surat Keluar yang
Telah Digandakan
Konsep Surat
Keluar
Konsep Surat
Sesuai
Surat Keluar
Surat Keluar
Penandatanganan
Surat Keluar
Surat Keluar yang sudah
di tandatangan
Surat Keluar yang sudah
di tandatangan
Penggandaan
surat Keluar
Surat Keluar
A1
Gambar 2. Prosedur Surat Keluar