Majalah Ilmiah UNIKOM
Vol.12 No. 1
65
H a l a m a n
a. Efisiensi biaya karena mengurangi
jumlah pemakaian kertas dan juga
pengadaan filling cabinet ataupun
tempat penyimpanan dokumen surat
lainnya.
b. Efisiensi waktu dan tenaga dalam
distribusi maupun pencarian
dokumen surat yang diperlukan.
c. Berkurangnya tumpukan kertas yang
dapat mengganggu kerapian
ruangan sebuah kantor dan
mengganggu kenyamanan bekerja,
d. Menjamin keamanan dokumen,
karena sebuah dokumen surat hanya
dapat diakses oleh orang-orang
tertentu saja sesuai opsi yang
ditentukan oleh distributor data.
e. Mendorong kreativitas bahkan
mungkin meningkatkan gairah
bekerja karyawan dengan membuat
paperless office
semenarik jaringan pertemanan
“facebook” atau “twitter”.
Untuk mewujudkan Unikom menuju
paperless
paperless
didukung dengan pembangunan aplikasi
paperless
office
sehingga
b is a
diimplementasikan dan di uji coba di
lingkungan Unikom, sesuai dengan Gambar
1. Kajian dokumentasi surat ini merupakan
pionir untuk pembangunan aplikasi
paperless office
dokumentasi surat menyurat di lingkungan
Unikom.
Beberapa persiapan yang mendukung
penerapan konsep paperless surat
menyurat adalah:
a. Proses penugasan seorang Pejabat
sampai dengan staff
b. Proses penelusuran disposisi surat
Deadline
segera dilaksanakan oleh seorang
pejabat atau staff
d. Hierarki persuratan dan kelengkapan
lainnya secara komputer dan
meminimalkan manual
Paperless office
diakses dimana saja secara efisien dan
cepat.
scanner
g. Daftar user/ pegawai yang bersangkutan
sesuai tugas dan fungsinya
Usulan Standar Operasional Prosedure
(SOP) Pembakuan Surat
Pengelolaan Surat
Prosedur Umum Pengelolaan Surat
Prosedur umum pengelolan surat adalah
sebagai berikut:
1. Berkas disusun berdasarkan penomoran
surat,
2. Untuk setiap klasifikasi yang sama harus
dibuat daftar masing-masing berkas
untuk memudahkan penomoran
pencarian ulang,
3. Harus ada manual sistem pengarsipan
untuk pegangan sekretariat atau
kesekretariatan yang menanganinya,
4. Setiap dokumen, surat, formulir, ataupun
kertas berkas lainnya hendaknya
disediakan tempat tertentu dimana
dapat disimpan dengan baik dan
sedapat mungkin pada tempat yang
terdekat dengan pengurus atau yang
mengelola dan setiap surat dokumen
harus digitalisasi.
Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
Adapun prosedur pengelolaan surat
masuk adalah sebagai berikut:
1. Penerimaan surat
Berkas surat yang diterima Sekretariat
terlebih dahulu disortir mana yang
merupakan surat univeristas, surat
pribadi/pengurus atau surat-surat
lainnya. Surat universitas selanjutnya
dibuka dan diproses. Sebaiknya disortir
lewat pemilahan, mana surat bagi
Rektorat, Dekan, dan Kaprodi.
2. Pencatatan surat
Surat yang diterima lalu dicatat dalam
buku registrasi surat masuk.
Berikut point-point yang dapat
dicantumkan : nomor urut, tanggal
penerimaan surat, nomor surat, nama
dan alamat pengirim, perihal, disposisi
Kania Evita Dewi
, Sufa’atin, Utami Dewi Widianti