Majalah Ilmiah UNIKOM

Vol.12 No. 1

65

H a l a m a n

a. Efisiensi biaya karena mengurangi

jumlah pemakaian kertas dan juga

pengadaan filling cabinet ataupun

tempat penyimpanan dokumen surat

lainnya.

b. Efisiensi waktu dan tenaga dalam

distribusi maupun pencarian

dokumen surat yang diperlukan.

c. Berkurangnya tumpukan kertas yang

dapat mengganggu kerapian

ruangan sebuah kantor dan

mengganggu kenyamanan bekerja,

d. Menjamin keamanan dokumen,

karena sebuah dokumen surat hanya

dapat diakses oleh orang-orang

tertentu saja sesuai opsi yang

ditentukan oleh distributor data.

e. Mendorong kreativitas bahkan

mungkin meningkatkan gairah

bekerja karyawan dengan membuat

paperless office

semenarik jaringan pertemanan

“facebook” atau “twitter”.

Untuk mewujudkan Unikom menuju

paperless

paperless

didukung dengan pembangunan aplikasi

paperless

office

sehingga

b is a

diimplementasikan dan di uji coba di

lingkungan Unikom, sesuai dengan Gambar

1. Kajian dokumentasi surat ini merupakan

pionir untuk pembangunan aplikasi

paperless office

dokumentasi surat menyurat di lingkungan

Unikom.

Beberapa persiapan yang mendukung

penerapan konsep paperless surat

menyurat adalah:

a. Proses penugasan seorang Pejabat

sampai dengan staff

b. Proses penelusuran disposisi surat

Deadline

segera dilaksanakan oleh seorang

pejabat atau staff

d. Hierarki persuratan dan kelengkapan

lainnya secara komputer dan

meminimalkan manual

Paperless office

diakses dimana saja secara efisien dan

cepat.

scanner

g. Daftar user/ pegawai yang bersangkutan

sesuai tugas dan fungsinya

Usulan Standar Operasional Prosedure

(SOP) Pembakuan Surat

Pengelolaan Surat

Prosedur Umum Pengelolaan Surat

Prosedur umum pengelolan surat adalah

sebagai berikut:

1. Berkas disusun berdasarkan penomoran

surat,

2. Untuk setiap klasifikasi yang sama harus

dibuat daftar masing-masing berkas

untuk memudahkan penomoran

pencarian ulang,

3. Harus ada manual sistem pengarsipan

untuk pegangan sekretariat atau

kesekretariatan yang menanganinya,

4. Setiap dokumen, surat, formulir, ataupun

kertas berkas lainnya hendaknya

disediakan tempat tertentu dimana

dapat disimpan dengan baik dan

sedapat mungkin pada tempat yang

terdekat dengan pengurus atau yang

mengelola dan setiap surat dokumen

harus digitalisasi.

Prosedur Pengelolaan Surat Masuk

Adapun prosedur pengelolaan surat

masuk adalah sebagai berikut:

1. Penerimaan surat

Berkas surat yang diterima Sekretariat

terlebih dahulu disortir mana yang

merupakan surat univeristas, surat

pribadi/pengurus atau surat-surat

lainnya. Surat universitas selanjutnya

dibuka dan diproses. Sebaiknya disortir

lewat pemilahan, mana surat bagi

Rektorat, Dekan, dan Kaprodi.

2. Pencatatan surat

Surat yang diterima lalu dicatat dalam

buku registrasi surat masuk.

Berikut point-point yang dapat

dicantumkan : nomor urut, tanggal

penerimaan surat, nomor surat, nama

dan alamat pengirim, perihal, disposisi

Kania Evita Dewi

, Sufa’atin, Utami Dewi Widianti