Majalah Ilmiah UNIKOM
Vol.12 No. 1
67
H a l a m a n
surat pengantar, nota dinas, surat
pengumuman, surat undangan dan
surat balasan
Surat keluar dicatat dan diarsipkan pada
buku registrasi surat keluar oleh
kesekretariatan dan discan, selain untuk
arsip hasil scan juga dikirim lewat milis
kealamat yang dituju.
3. Pencatatan surat
Surat yang akan keluar dicatat dalam
buku registrasi surat keluar. Berikut
point-point yang dapat dicantumkan :
nomor urut, tanggal pengeluaran surat,
nomor surat, pengiriman, nama dan
alamat penerima, disposisi surat dan
keterangan surat. Format Buku
Registrasi Surat Keluar dapat dilihat
pada Tabel 2 sebagai berikut:
Tabel 2 Format Buku Registrasi Surat Keluar
Setiap surat yang keluar harus
dibubuhkan tanda tangan REKTOR dan
diberi stempel Unikom.
4. Prosedural Operasional
Adapun prosedur operasional surat
keluar (interent) dapat dilihat pada
Gambar 4 dan surat keluar (eksterent)
dapat dilihat pada Gambar 5 berikut.
Sistem Penomoran Surat
Dalam sistem penomoran surat dapat
dibedakan menjadi 3 sebagai berikut:
1. Surat Keputusan
Format:
9999/XX/XXXXXX/UNIKOM/XX/9999
2. Surat Selain surat Keputusan
Format:
9999/XX/XXXXX/UNIKOM/XX/9999
Kania Evita Dewi
, Sufa’atin, Utami Dewi Widianti
No.
Tanggal
Pengeluaran
Surat
No.
Surat
Pengirim
Penerima
Perihal
Keterangan
Waktu
Tempat
Prosedur Surat Keluar (interent)
Penerima Surat
Sekretariat
Pimpinan (Rektororat, Dekan, Kaprodi)
Konsep
Surat
Konsep
Surat
Pemeriksaan
konsep surat
Sesuai?
Konsep surat
tidak sesuai
Konsep
surat sesuai
Konsep surat
tidak sesuai
Konsep
surat sesuai
Membuat
surat keluar
Surat keluar
Surat keluar
Penandatanganan
Surat keluar yang sudah
ditandatangani
Surat keluar beserta
nomor yang sudah
ditandatangani
A2
Penggandaan
Scan dan
simpan
Surat keluar yang sudah
ditandatangani
Database
A1
Kirim ke
milis
Catat pada
buku registrasi
surat keluar
Surat keluar yang
sudah ditandatangani
Buku
registrasi
surat keluar
Surat keluar yang sudah
ditandatangani
tidak
ya
(interent
Tahun
Bulan
Universitas
Identitas
Klasifikasi Surat
Nomor Surat
Tahun
Bulan
Universitas
Identitas
Klasifikasi Surat
Nomor Surat